【採用担当者必見】オンライン合同説明会を成功させるためのチェックリスト

オンライン合同説明会が採用活動の主流となった今、「どうすれば学生に響くのか？」と悩む企業は少なくありません。オンラインイベントの成功は、対面とは異なる特性を理解し、入念な事前準備が重要です。

本記事では企画から当日、フォローアップまで、「何を」「いつまでに」「どのように」準備すべきか、チェックリスト形式でまとめました。

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オンライン合同説明会の特徴

オンライン合同説明会は、その利便性から近年主流になりつつありますが、対面形式とは異なる特性を理解しておくことが重要です。

【メリット】

• 集客範囲の拡大

全国の学生が参加しやすいため、より広範な母集団形成が可能です。

• コスト削減

会場費や設営費、印刷物などの費用を抑えることができます。

• 効率的な運用

録画配信（オンデマンド型）であれば、一度作成したコンテンツを繰り返し利用でき、人件費も削減できます。

【デメリット】

• 学生の集中力の維持・他社との差別化の難しさ

学生は自宅というリラックスした環境で、かつ一日に何社もの説明会を連続して受けることが多いです。

• 雰囲気・社風の伝わりにくさ

画面越しでは、社員の活気・オフィスの空気感等の企業文化を肌で感じにくくなってしまいます。

• 双方向コミュニケーションの限定性

対面に比べて学生の表情や反応を読み取りにくく、深いコミュニケーションが難しい場合があります。

オンライン説明会の進め方チェックリスト

【事前準備編】

3C分析による整理─Customer(市場・顧客)

3C分析による整理─Competitor(競合)

3C分析をすることによって、競合他社との差別化を図るための戦略の基盤ができます。分析結果は、プレゼン資料の内容、登壇者の選定、コミュニケーション戦略など、説明会のあらゆる場面に影響するため、入念に行いましょう。

採用目標とKPIの設定

イベント参加目的がはっきりしていると、求める成果が明確になり、ターゲット学生に合わせたコンテンツが作りやすくなります。例えば、以下のような目的が考えられます。

• 自社の認知度向上を目指すのか？
• 具体的な採用候補者を確保する場にするのか？
• 特定の職種や専攻の学生にアプローチするのか？

目的を明確にしたら、次にその達成度を測るための具体的な目標数値を設定しましょう。例えば、以下のような目標数値が考えられます。

• 説明会で○○人以上にアプローチする
• ○％以上の学生にアンケート回答してもらう
• 説明会後の応募数や説明会からの採用数の設定

こうすることで、オンライン合同説明会の準備から実施、そして事後の振り返りまで一貫したPDCAサイクルを回し、次回の採用活動へと繋げるための指標ができます。

学生を惹きつけるプレゼン資料の設定

オンラインに慣れている学生にとって、見にくい資料は興味を失ってしまいやすいため、資料作成には力を入れて取り組むことがオススメです。

一般的には、業界の魅力・仕事のやりがいや大変さ・働き方などについて言及する会社が多いです。しかし、必ずしもこうした内容を盛り込む必要はありません。

最も重要なことは、採用ターゲットに他社よりも自社を魅力的に思ってもらえることです。例えば、スタートアップ企業であれば、敢えて福利厚生などは言及せずに、一緒に働く先輩社員の魅力や挑戦している事業ドメインの社会的意義などにフォーカスしても良いかもしれません。

配信時の背景も、清潔感があり企業名が分かりやすいものを設定し、細部まで工夫を凝らしましょう。

事前の配信テストの徹底

事前の配信テストは、入念に行いましょう。通信状況が悪いと、せっかくのプレゼンテーションも学生に届かず、企業イメージの低下に繋がりかねません。クリアな映像と適切な照明で、担当者の表情や資料が鮮明に見えるように準備し、学生が快適に視聴できる環境を整えましょう。

登壇者の選定

登壇者の選定では単に人数を決めるだけでなく、学生と年齢の近い人を選ぶなど、ターゲット学生に合わせて魅力的な人選を行いましょう。

また、登壇者には、今回のイベントがどのような性質で、どのような学生層が視聴しているのかを具体的に伝えましょう。例えば、「エンジニア職に興味がある学生が中心に聞いているので、技術的なやりがいや具体的なプロジェクトの話を多めに盛り込んでほしい」などといった情報共有は不可欠です。

想定質問の準備

学生からの様々な質問にスムーズに対応し、疑問や不安を解消するためには、想定される質問を事前に準備しておくことが大切です。
オンライン合同説明会では、チャットや挙手機能など、様々な形式があります。それぞれの形式に対応できるよう練習しておきましょう。

オンライン合同説明会後の導線設計

自社の採用目的に合わせて、学生が次のステップへ進みやすい最適な導線を事前に確保しておきましょう。

【当日対応編】

説明会中は常に見られている意識で話す

オンライン説明会では、登壇者は常に学生から見られているという意識を持っておきましょう。画面越しとはいえ、その振る舞いや話し方は企業の印象を大きく左右します。

また、登壇者の身だしなみは、自社の企業イメージや社風を学生に伝える重要な視覚情報です。単にTPOに合わせるだけでなく、学生に「こんな格好で働いてもいいんだ！」というメッセージを伝える機会にもなります。
基本として清潔感のある服装を心がけるのはもちろん、自社の社風や企業イメージに合ったものを選びましょう。

振り返りのための当日対応

オンライン説明会は他社の説明会を気軽に見学できたり、録画ができたりするため、ブラッシュアップしやすいことがメリットです。振り返ることで、次回の説明会に向けたより良いものを作れるようにしましょう。

その他の当日対応

【事後フォロー編】

説明会後になるべく早くやるべきこと

イベント開催後のお礼メールは、自社への好感度を高め、企業イメージを定着させる手段のひとつです。
また、次のステップへ学生を誘致するための重要なタッチポイントでもあります。メール内で個別説明会、インターンシップ、本選考エントリーや採用サイトへの誘導など、学生に取ってほしい具体的なアクションを明確に提示しましょう。

特に採用したい学生に対しては、メール内容をパーソナライズしたり、メールだけでなく電話で選考やインターンの案内をしたりするなど、特別な対応をすることも有効です。

【効果測定・改善編】

アンケート結果分析

オンライン合同説明会を次の成功に繋げるためには、実施後のアンケート結果分析が重要です。まず、定量データを集計し、イベント全体の評価傾向を数値で把握します。
同時に、自由記述のコメントなど定性データを深掘りし、学生が本当に求めている情報や、改善すべき不満点を具体的に洗い出しましょう。
さらに、クロス集計を行うことで、満足度の高い学生と低い学生で、興味を持った内容や属性に違いがあるかなどを多角的な視点から分析し、潜在的な課題や改善点を発見できます。

目標確認と課題発見

オンライン合同説明会で課題が見えた際は、以下を参考に改善を進めましょう。
コンテンツが課題の場合、プレゼン資料を分かりやすく視覚的に改善したり、社員座談会の時間を増やしたり、登壇者をより違う立場の人にするなど対応しましょう。投票やクイズなどの参加型コンテンツ導入も有効です。
話し方や運営が課題の場合、登壇者へのプレゼンスキル研修や発声練習を行い、リハーサルを徹底しましょう。質疑応答時間を長く確保し、チャット対応の専任者を配置することも大切です。
その他が課題の場合は、使用ツールの機能を再確認するなど、より効果的な使い方を検討しましょう。

よくある失敗

• 説明時間の大幅な超過・不足

オンライン合同説明会における失敗の一つに、時間配分の管理不足が挙げられます。予定時間を大幅に超過したり、逆に短すぎたりすると、学生の集中力が下がったり、企業の評価が下がったりする原因になります。
そのため、適切な時間配分とリハーサルが必須です。各コンテンツに割く時間を設定し、実際に時間を計りながら練習することで、本番での時間超過や不足を防ぎましょう。

• 質疑応答時間に空白が生まれる

質疑応答で沈黙が生じる理由の一つに、学生が質問しにくい雰囲気になっていることが考えられます。最初の質問が出るまでのハードルが高い、登壇者の一方的な説明が続いていて質問を挟みにくい雰囲気がある、などが原因です。また、企業側が質問への回答に手間取ったり、誰が答えるか迷ったりすることで、間ができてしまうこともあります。

説明会の冒頭でチャット機能の活用方法を明確に伝え、簡単な質問でも気軽に投稿できる空気を作りましょう。また、質問が出ない場合の「つなぎの質問」を事前に用意しておく、FAQをスライドで提示して回答する、などの対策が有効です。

まとめ

オンライン合同説明会は、多くの学生と出会える大きなチャンスです。チェックリストからわかるように、成功の鍵は徹底した事前準備と学生視点に立った工夫にあります。

テクニカルな面からコミュニケーション、フォローアップまで、一つ一つを丁寧に進めることで、学生の心をつかみ、貴社の採用目標達成に繋がるでしょう。

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